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title: "Datenschutzhinweise für Interessenten und Finanzierungskunden"
audience: "Für Interessenten, Finanzierungskunden, weitere Beteiligte und Geschäftspartner"
updated: "20. August 2026"
version: "3.0"
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## Kurzübersicht

Mit diesen Datenschutzhinweisen informieren wir Sie darüber, wie die Kleen-Voß & Kollegen GmbH & Co. KG personenbezogene Daten im Rahmen einer Finanzierungsanfrage, Beratung oder Vermittlung verarbeitet.

Diese Hinweise gelten insbesondere, wenn Sie:

- uns telefonisch, per E-Mail, WhatsApp oder auf anderem Weg kontaktieren,
- eine Finanzierungsberatung oder Finanzierungsvermittlung in Anspruch nehmen,
- eine Immobilie kaufen, bauen, modernisieren oder umfinanzieren möchten und hierfür eine Finanzierung suchen,
- eine Anschlussfinanzierung, ein Forward-Darlehen, Fördermittel oder eine andere Finanzierungslösung prüfen lassen,
- uns Unterlagen zu Ihrer persönlichen, beruflichen, wirtschaftlichen oder finanziellen Situation übermitteln,
- an einer Videoberatung oder einem Online-Meeting teilnehmen,
- als Ansprechpartner einer Bank, Bausparkasse, Finanzierungsplattform, eines Maklerunternehmens, Notariats oder sonstigen Geschäftspartners mit uns zusammenarbeiten,
- als Ansprechpartner eines beteiligten Unternehmens mit uns zusammenarbeiten oder
- sich bei uns bewerben.

Die Hinweise zum Besuch von **kvuk.de**, zu Website-Statistik, Cookie-Einstellungen und externen Websiteinhalten finden Sie im Tab **„Website“**.

Die Kleen-Voß & Kollegen GmbH & Co. KG ist Finanzierungsberater und Finanzierungsvermittler. Wir beraten Kunden zu geeigneten Finanzierungsmöglichkeiten, vergleichen Angebote verschiedener Darlehensgeber und begleiten Finanzierungsanfragen von der ersten Prüfung über die Antragstellung bis zur weiteren Bearbeitung und Auszahlung.

Wir sind selbst keine Bank und vergeben keine Darlehen. Die Entscheidung über die Gewährung eines Darlehens und die angebotenen Konditionen trifft der jeweilige Darlehensgeber in eigener Verantwortung.

Wir sind außerdem kein Immobilienmakler. Objekt- und Immobiliendaten verarbeiten wir, soweit diese für die Beratung, Prüfung und Vermittlung einer Immobilienfinanzierung erforderlich sind.

## 1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 Datenschutz-Grundverordnung ist:

**Kleen-Voß & Kollegen GmbH & Co. KG**
Großflecken 20
24534 Neumünster
Deutschland

Telefon: 04321 783390
E-Mail: info@kvuk.de

Datenschutzrechtliche Anfragen sowie die Ausübung Ihrer Betroffenenrechte können Sie an die vorstehende Postanschrift oder per E-Mail an info@kvuk.de richten.

## 2. Geltungsbereich und Verantwortlichkeiten

Diese Hinweise gelten für die Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Kleen-Voß & Kollegen GmbH & Co. KG im Rahmen zentral über KVuK geführter Finanzierungsanfragen, Beratungen und Vermittlungen.

Im Rahmen dieser Tätigkeit arbeiten wir mit rechtlich selbstständigen Unternehmen zusammen. Hierzu gehören insbesondere:

- die HYPOFACT AG,
- Banken und Bausparkassen,
- Förderbanken und sonstige Darlehensgeber,
- Finanzierungs- und Vermittlungsplattformen,
- Immobilienmakler und Bauträger,
- Notariate,
- Gutachter und Sachverständige,
- Tippgeber,
- IT-, Cloud- und Kommunikationsdienstleister,
- selbstständige Finanzierungsberater und Partnerunternehmen.

Je nach konkretem Verarbeitungsvorgang können diese Stellen:

- personenbezogene Daten in unserem Auftrag als Auftragsverarbeiter verarbeiten,
- personenbezogene Daten als eigenständig Verantwortliche verarbeiten oder
- in besonderen Fällen gemeinsam mit uns für eine Verarbeitung verantwortlich sein.

Soweit ein Unternehmen personenbezogene Daten in eigener Verantwortung verarbeitet, gelten ergänzend dessen eigene Datenschutzhinweise.

### 2.1 Selbstständige Berater und Partnerstandorte

Unser Team umfasst neben Geschäftsführung und Angestellten auch selbstständige Berater. Entscheidend ist nicht die Vertragsform, sondern der konkrete Vorgang: Soweit Berater eine zentral über KVuK geführte Anfrage unter unserem Namen, in unseren Systemen und nach unseren Vorgaben bearbeiten, ist KVuK hierfür Verantwortlicher. Die Berater handeln insoweit als zur Verarbeitung befugte Personen unter unseren Weisungen.

Bearbeitet ein Partnerunternehmen einen Vorgang dagegen in eigener unternehmerischer Verantwortung, informieren wir Sie vor oder bei der Erhebung Ihrer Daten über den jeweiligen Verantwortlichen und dessen Datenschutzhinweise.

Diese Hinweise gelten nicht automatisch für externe Internetseiten oder eigenständige Unternehmen, auf die wir lediglich verlinken oder mit denen wir kooperieren.

## 3. Allgemeine Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, wenn hierfür eine gesetzliche Rechtsgrundlage besteht.

Je nach Verarbeitungsvorgang kommen insbesondere die folgenden Rechtsgrundlagen in Betracht.

### 3.1 Einwilligung

**Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO**

Eine Verarbeitung erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung insbesondere bei:

- freiwilligen zusätzlichen Verarbeitungsvorgängen,
- bestimmten werblichen Maßnahmen,
- sonstigen Verarbeitungen, für die eine Einwilligung erforderlich ist.

Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

### 3.2 Vertrag und vorvertragliche Maßnahmen

**Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO**

Diese Rechtsgrundlage gilt insbesondere für Verarbeitungen zur:

- Bearbeitung Ihrer Finanzierungsanfrage,
- Vorbereitung und Durchführung von Beratungsgesprächen,
- Prüfung Ihrer Finanzierungswünsche,
- Ermittlung und Gegenüberstellung geeigneter Finanzierungsmöglichkeiten,
- Einholung und Übermittlung von Finanzierungsangeboten,
- Erstellung und Einreichung von Finanzierungsanträgen,
- Kommunikation mit Banken, Bausparkassen und sonstigen Darlehensgebern,
- Begleitung eines Finanzierungsabschlusses,
- weiteren Bearbeitung bis zur Auszahlung,
- Betreuung bestehender Finanzierungs- und Geschäftsbeziehungen.

### 3.3 Gesetzliche Verpflichtungen

**Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO**

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, soweit dies zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen erforderlich ist.

Hierzu können insbesondere Pflichten gehören aus:

- handels- und steuerrechtlichen Vorschriften,
- gewerbe- und vermittlerrechtlichen Vorschriften,
- § 34i Gewerbeordnung und der Immobiliardarlehensvermittlungsverordnung, soweit einschlägig,
- gesetzlichen Aufzeichnungs- und Dokumentationspflichten,
- gesetzlichen Aufbewahrungspflichten,
- behördlichen oder gerichtlichen Anordnungen,
- sonstigen für uns im konkreten Fall geltenden gesetzlichen Vorgaben.

Identifizierungs- oder sonstige besondere Prüfpflichten werden nur insoweit auf Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO gestützt, als eine entsprechende gesetzliche Verpflichtung tatsächlich für uns besteht.

### 3.4 Berechtigte Interessen

**Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO**

Eine Verarbeitung kann zur Wahrung unserer berechtigten Interessen oder der berechtigten Interessen Dritter erfolgen.

Hierzu gehören insbesondere:

- die geordnete und effiziente Bearbeitung von Anfragen,
- die Kommunikation und Betreuung von Kunden und Geschäftspartnern,
- die Dokumentation und Organisation von Geschäftsprozessen,
- die interne Aufgabenverteilung und Vertretung,
- die Qualitätssicherung unserer Beratung,
- die Verbesserung unserer Dienstleistungen,
- die IT- und Systemsicherheit,
- die Erkennung und Verhinderung von Missbrauch, Betrug und Sicherheitsvorfällen,
- die Wahrung unserer wirtschaftlichen und rechtlichen Interessen,
- die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen,
- die Erfüllung von Nachweis- und Rechenschaftspflichten,
- die sichere und wirtschaftliche Organisation unseres Geschäftsbetriebs.

Soweit wir eine Verarbeitung auf berechtigte Interessen stützen, prüfen wir, ob die Verarbeitung für den jeweiligen Zweck erforderlich ist, und wägen unsere Interessen beziehungsweise die Interessen Dritter gegen Ihre Interessen, Grundrechte und Grundfreiheiten ab.

### 3.5 Besondere Kategorien personenbezogener Daten

Finanz-, Einkommens-, Vermögens- und Bonitätsdaten gehören grundsätzlich nicht zu den besonderen Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO. Aufgrund ihres Inhalts und ihrer Bedeutung behandeln wir diese Daten dennoch mit einem besonders hohen Schutzniveau.

In uns übermittelten Unterlagen können darüber hinaus unbeabsichtigt oder beiläufig besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 Abs. 1 DSGVO enthalten sein.

Dies kann beispielsweise bei:

- Kontoauszügen,
- Steuerunterlagen,
- Versicherungsunterlagen,
- Angaben zu gesundheitsbedingten Einkommensausfällen oder
- anderen umfangreichen persönlichen Dokumenten

der Fall sein.

Wir fordern besondere Kategorien personenbezogener Daten nicht an, soweit diese für den jeweiligen Finanzierungs-, Beratungs- oder Geschäftsvorgang nicht erforderlich sind.

Soweit solche Angaben lediglich beiläufig in eingereichten Unterlagen enthalten und für den jeweiligen Zweck nicht erforderlich sind, werden sie nicht für zusätzliche Zwecke ausgewertet. Die Verarbeitung wird auf das erforderliche Maß beschränkt. Soweit technisch und organisatorisch möglich, werden nicht erforderliche sensible Angaben bei der weiteren Verarbeitung nicht berücksichtigt, geschwärzt, entfernt oder durch eine bereinigte Fassung des jeweiligen Dokuments ersetzt.

Soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten für den jeweiligen Zweck verarbeitet werden, erfolgt dies nur, wenn neben einer Rechtsgrundlage nach Art. 6 DSGVO zusätzlich eine Ausnahme nach Art. 9 Abs. 2 DSGVO einschlägig ist.

Dies kann insbesondere der Fall sein, wenn:

- eine ausdrückliche Einwilligung nach Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO vorliegt,
- die Verarbeitung zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung konkreter Rechtsansprüche erforderlich ist oder
- eine andere gesetzliche Ausnahme nach Art. 9 Abs. 2 DSGVO greift.

Soweit möglich und für die Finanzierungsprüfung zulässig, können Sie nicht erforderliche besonders sensible Angaben in Unterlagen vor der Übermittlung schwärzen.

Besondere Kategorien personenbezogener Daten werden nicht in generative KI- oder Assistenzsysteme eingegeben, es sei denn, der konkrete Ausnahmefall wurde vorab datenschutzrechtlich geprüft und eine einschlägige Ausnahme nach Art. 9 Abs. 2 DSGVO liegt vor.

## 4. Kategorien personenbezogener Daten

Je nach Anlass und Umfang der Finanzierungsanfrage oder Geschäftsbeziehung verarbeiten wir insbesondere folgende Datenkategorien.

### 4.1 Stamm- und Identitätsdaten

- Vor- und Nachname,
- Anschrift,
- Geburtsdatum und Geburtsort,
- Familienstand,
- Staatsangehörigkeit,
- Haushaltsgröße,
- erforderliche Angaben aus Ausweis- oder Passdokumenten,
- Daten aus Aufenthaltstiteln,
- Unterschriften,
- Angaben zu gesetzlichen Vertretern, Bevollmächtigten oder wirtschaftlich Berechtigten.

### 4.2 Kontakt- und Kommunikationsdaten

- Telefonnummern,
- Mobilfunknummern,
- E-Mail-Adressen,
- postalische Kontaktdaten,
- Inhalte von E-Mails und Nachrichten,
- Gesprächs- und Telefonnotizen,
- Beratungsprotokolle,
- Nachrichten und Dateianhänge,
- Termin- und Kalenderinformationen,
- Kommunikationshistorien.

### 4.3 Familien- und Haushaltsdaten

- Familienstand,
- Anzahl der im Haushalt lebenden Personen,
- unterhaltsberechtigte Personen,
- Mitantragsteller,
- Ehe- oder Lebenspartner,
- bestehende Unterhaltsverpflichtungen,
- Haushaltsausgaben.

### 4.4 Beschäftigungs- und Einkommensdaten

- Arbeitgeber,
- Beschäftigungsart,
- Beschäftigungsdauer,
- berufliche Stellung,
- Probezeit oder Befristung,
- Gehalts- und Lohnabrechnungen,
- Renten- und Versorgungsbezüge,
- Einkünfte aus selbstständiger Tätigkeit,
- betriebswirtschaftliche Auswertungen,
- Jahresabschlüsse,
- Steuerbescheide und Steuererklärungen,
- Mieteinnahmen,
- sonstige Einkommensnachweise.

### 4.5 Vermögens- und Verbindlichkeitsdaten

- Bank- und Kontoverbindungen,
- Kontostände und Kontoauszüge,
- Eigenkapital,
- Sparguthaben,
- Wertpapiere und Kapitalanlagen,
- Immobilienvermögen,
- Rücklagen,
- bestehende Darlehen und Kredite,
- Leasingverträge,
- Bürgschaften,
- Unterhaltsverpflichtungen,
- sonstige laufende Belastungen.

### 4.6 Bonitäts- und Finanzierungsdaten

- Finanzierungswunsch,
- Darlehenshöhe,
- Laufzeit,
- Zinssatz,
- Tilgung,
- gewünschte Monatsrate,
- Restschuld,
- Zinsbindungsende,
- Haushaltsrechnung,
- Bonitätsinformationen,
- SCHUFA- oder vergleichbare Auskünfte,
- Rating- und Scoringinformationen,
- Finanzierungsangebote,
- Antrags- und Vertragsdaten,
- Bearbeitungs- und Abschlussstatus,
- Provisions- und Abrechnungsinformationen.

### 4.7 Objekt- und Immobiliendaten

- Anschrift und Lage der zu finanzierenden Immobilie,
- Objektart und Nutzung,
- Kaufpreis,
- Verkehrswert oder Beleihungswert,
- Baujahr,
- Grundstücks-, Wohn- und Nutzfläche,
- Grundbuchdaten und Grundbuchauszüge,
- Grundrisse und Lagepläne,
- Baubeschreibungen,
- Teilungserklärungen,
- Energieausweise,
- Modernisierungs- und Sanierungsunterlagen,
- Mietverträge und Mieteinnahmen,
- Exposés und Fotografien,
- Kaufvertragsentwürfe und Kaufverträge,
- Angaben zu Baukosten und Eigenleistungen.

### 4.8 Beratungs-, Vertrags- und Vorgangsdaten

- Anlass und Gegenstand der Beratung,
- Beratungsverlauf,
- Beratungsdokumentationen,
- Produktvergleiche,
- Angebote,
- Anträge und Verträge,
- Rückfragen und Nachforderungen,
- Bearbeitungsstände,
- Wiedervorlagen,
- Zuständigkeiten,
- interne Bearbeitungsvermerke,
- Auszahlungs- und Abschlussinformationen,
- Nachweise und Dokumentationen.

### 4.9 Technische Daten

- IP-Adresse,
- Datum und Uhrzeit eines Zugriffs,
- Browsertyp und Browserversion,
- Betriebssystem,
- Geräteinformationen,
- Log- und Protokolldaten,
- Cookie- und Einwilligungsinformationen,
- technische Identifikatoren,
- Referrer-URL,
- aufgerufene Seiten und Funktionen,
- technische Nutzungs- und Interaktionsdaten.

### 4.10 Geschäftspartnerdaten

- Name und geschäftliche Kontaktdaten,
- Unternehmen,
- Funktion und Zuständigkeit,
- Kommunikationsdaten,
- Vertrags- und Abrechnungsdaten,
- Bankverbindungen,
- Vollmachten,
- fachliche Zuständigkeiten.

### 4.11 Bewerberdaten

- Name und Kontaktdaten,
- Bewerbungsanschreiben,
- Lebenslauf,
- Zeugnisse,
- Qualifikationen,
- Beschäftigungs- und Ausbildungshistorie,
- Gesprächsnotizen,
- sonstige freiwillig übermittelte Bewerbungsunterlagen.

## 5. Herkunft personenbezogener Daten

### 5.1 Direkt von Ihnen

Wir erhalten personenbezogene Daten insbesondere:

- im persönlichen Beratungsgespräch,
- telefonisch,
- per E-Mail,
- über WhatsApp,
- während einer Videoberatung,
- durch von Ihnen eingereichte Dokumente,
- durch Ihre Eingaben in Finanzierungs- oder Vermittlungsplattformen,
- im Rahmen einer bestehenden Geschäftsbeziehung.

### 5.2 Von beteiligten Personen und Kooperationspartnern

Soweit dies zulässig und für den jeweiligen Vorgang erforderlich ist, können wir Daten insbesondere erhalten von:

- Ehe- oder Lebenspartnern,
- Mitantragstellern und Mitdarlehensnehmern,
- Immobilienmaklern,
- Tippgebern,
- Bauträgern und Projektentwicklern,
- Verkäufern oder deren Vertretern,
- Notariaten,
- Gutachtern und Sachverständigen,
- Steuerberatern,
- selbstständigen Finanzierungsberatern,
- sonstigen am Finanzierungsvorhaben beteiligten Personen.

### 5.3 Von HYPOFACT, Plattformen und Darlehensgebern

Wir können Daten und Rückmeldungen erhalten von:

- der HYPOFACT AG,
- Finanzierungs- und Vermittlungsplattformen,
- Banken,
- Sparkassen,
- Genossenschaftsbanken,
- Bausparkassen,
- Förderbanken,
- Finanzierungsgesellschaften,
- sonstigen Darlehensgebern.

Hierzu können insbesondere gehören:

- Bearbeitungsstände,
- Nachforderungen,
- Finanzierungsangebote,
- Konditionen,
- Annahme- oder Ablehnungsinformationen,
- Kreditentscheidungen,
- Vertrags- und Auszahlungsstatus,
- Angaben zu bestehenden Finanzierungen.

### 5.4 Von Auskunfteien

Bonitäts- und Identitätsinformationen können insbesondere durch Banken, Plattformanbieter oder andere Darlehensgeber bei Auskunfteien eingeholt werden.

Hierzu können beispielsweise gehören:

- SCHUFA Holding AG,
- CRIF GmbH,
- Creditreform Boniversum GmbH,
- weitere vom jeweiligen Darlehensgeber eingesetzte Auskunfteien.

Wir können im Rahmen des Finanzierungsvorgangs die für eine Prüfung erforderlichen Daten an beteiligte Plattformen oder Darlehensgeber übermitteln sowie Ergebnisse oder Statusinformationen entsprechender Prüfungen erhalten.

### 5.5 Aus öffentlich zugänglichen Quellen

Soweit gesetzlich zulässig und für den jeweiligen Zweck erforderlich, können wir personenbezogene Daten aus öffentlich zugänglichen Quellen beziehen, insbesondere aus:

- Handels- und Unternehmensregistern,
- Vermittlerregistern,
- öffentlichen Bekanntmachungen,
- Unternehmenswebseiten,
- Immobilienportalen,
- sonstigen öffentlich zugänglichen Quellen.

Grundbuchunterlagen erhalten wir regelmäßig von Ihnen oder anderen zur Weitergabe berechtigten Beteiligten. Das Grundbuch ist keine allgemein frei zugängliche Quelle.

### 5.6 Information bei Dritterhebung

Erhalten wir personenbezogene Daten nicht unmittelbar von Ihnen, informieren wir Sie nach Maßgabe von Art. 14 DSGVO über die Verarbeitung.

Die Information erfolgt grundsätzlich innerhalb einer angemessenen Frist nach Erhalt der personenbezogenen Daten, spätestens jedoch innerhalb eines Monats.

Sofern wir die erhaltenen Daten bereits vor Ablauf dieser Frist verwenden, um mit Ihnen zu kommunizieren, erfolgt die Information grundsätzlich spätestens bei der ersten Kommunikation mit Ihnen.

Ist bereits vor Ablauf dieser Frist eine Offenlegung der personenbezogenen Daten gegenüber einem weiteren Empfänger vorgesehen, erfolgt die Information grundsätzlich spätestens zum Zeitpunkt dieser ersten Offenlegung.

Dies gilt nicht, soweit eine gesetzliche Ausnahme nach Art. 14 Abs. 5 DSGVO eingreift, insbesondere soweit Sie bereits über die betreffenden Informationen verfügen oder eine Information aus einem anderen gesetzlich vorgesehenen Grund nicht erforderlich ist.

## 6. Interne Verarbeitung und externe Empfänger

### 6.1 Verarbeitung innerhalb von KVuK

Innerhalb der Kleen-Voß & Kollegen GmbH & Co. KG können personenbezogene Daten insbesondere durch folgende Funktionsbereiche verarbeitet werden:

- Geschäftsführung,
- Finanzierungsberatung,
- Backoffice und Assistenz,
- Auszahlungs- und Vorgangsmanagement,
- Verwaltung,
- IT- und Systemadministration,
- eingebundene selbstständige Berater, soweit sie einen zentral über KVuK geführten Vorgang bearbeiten.

Die Verarbeitung erfolgt, soweit dies zur Anbahnung, Durchführung, Dokumentation, Vertretung, Verwaltung oder technischen Unterstützung des jeweiligen Vorgangs erforderlich ist. Die konkrete Zugriffsorganisation wird intern geregelt und die einzelnen Berechtigungen werden nicht öffentlich dargestellt. Alle mit der Verarbeitung befassten Personen sind an die für sie geltenden Vorgaben und Weisungen gebunden.

### 6.2 Externe Empfänger

Je nach Vorgang können personenbezogene Daten an folgende Empfänger oder Empfängerkategorien übermittelt werden.

#### Darlehens- und Produktanbieter

- Banken,
- Sparkassen,
- Genossenschaftsbanken,
- Bausparkassen,
- Förderbanken,
- Finanzierungsgesellschaften,
- sonstige Darlehensgeber.

#### Plattform- und Kooperationspartner

- HYPOFACT AG,
- Betreiber von Finanzierungs- und Vermittlungsplattformen,
- Einkaufs- und Vermittlungsgemeinschaften,
- selbstständige Finanzierungsberater,
- sonstige eingebundene Vermittler und Partnerunternehmen.

#### Beteiligte an einem Immobilien- und Finanzierungsvorhaben

- Immobilienmakler,
- Verkäufer oder Käufer, soweit erforderlich,
- Bauträger und Projektentwickler,
- Notare und Notariate,
- Gutachter und Sachverständige,
- Architekten oder Fachplaner,
- Grundbuchämter und sonstige zuständige Stellen, soweit eine Übermittlung zulässig und erforderlich ist.

#### IT-, Cloud- und Kommunikationsdienstleister

- Hostinganbieter,
- E-Mail- und Officeanbieter,
- Cloud- und Dokumentenspeicher,
- CRM-Anbieter,
- Videokonferenzanbieter,
- Messenger-Anbieter,
- Anbieter freigegebener KI-gestützter Dienste,
- Anbieter für IT-Sicherheit und Geräteverwaltung,
- Support- und Fernwartungsdienstleister,
- Anbieter von Website-, Bewertungs- und Darstellungsfunktionen.

#### Berufsbezogene und sonstige Dienstleister

- Steuerberater,
- Buchhaltungs- und Abrechnungsdienstleister,
- Wirtschaftsprüfer,
- Rechtsanwälte,
- Inkassodienstleister,
- Banken für den Zahlungsverkehr,
- Post-, Versand- und Kurierdienstleister,
- Dienstleister für Akten- und Datenträgervernichtung,
- externe Berater und Unterstützungsdienstleister.

#### Behörden und öffentliche Stellen

Soweit gesetzlich vorgeschrieben oder zur Wahrung von Rechtsansprüchen erforderlich:

- Finanzbehörden,
- Gewerbe- und Aufsichtsbehörden,
- Datenschutzaufsichtsbehörden,
- Gerichte,
- Strafverfolgungsbehörden,
- sonstige öffentliche Stellen.

Eine Übermittlung erfolgt nur, soweit hierfür eine Rechtsgrundlage besteht und die Übermittlung für den jeweiligen Zweck erforderlich ist.

Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten.

## 7. Auftragsverarbeitung und eigenständige Verantwortlichkeit

Wir setzen für einzelne Verarbeitungstätigkeiten externe Unternehmen und Dienstleister ein.

Soweit ein Dienstleister personenbezogene Daten ausschließlich auf unsere dokumentierte Weisung und für die von uns festgelegten Zwecke verarbeitet, wird dieser als Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 28 DSGVO eingesetzt.

Soweit gesetzlich erforderlich, besteht mit dem jeweiligen Dienstleister eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung.

Unternehmen, die Zwecke und wesentliche Mittel einer Verarbeitung selbst festlegen, verarbeiten personenbezogene Daten dagegen in eigener datenschutzrechtlicher Verantwortung.

Dies betrifft regelmäßig insbesondere:

- Darlehensgeber,
- Auskunfteien,
- Notare,
- Behörden und
- weitere Stellen, die aufgrund eigener gesetzlicher, vertraglicher oder geschäftlicher Aufgaben über die Verarbeitung entscheiden.

Soweit wir mit einer anderen Stelle Zwecke und Mittel einer Verarbeitung gemeinsam festlegen und deshalb eine gemeinsame Verantwortlichkeit im Sinne von Art. 26 DSGVO besteht, werden die jeweiligen Verantwortlichkeiten entsprechend den gesetzlichen Anforderungen geregelt.

Die wesentlichen Inhalte einer solchen Vereinbarung werden betroffenen Personen nach Maßgabe der gesetzlichen Anforderungen zur Verfügung gestellt.

Die datenschutzrechtliche Rolle eines Empfängers richtet sich nach der konkret erbrachten Leistung und dem jeweiligen Verarbeitungsvorgang.

## 8. Verarbeitung außerhalb der Europäischen Union

Bei einzelnen Diensten kann es zu einer Verarbeitung personenbezogener Daten außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums kommen, insbesondere in den Vereinigten Staaten.

Dies kann insbesondere Anbieter aus folgenden Bereichen betreffen:

- Cloud- und Office-Dienste,
- Messenger,
- Videokonferenzen,
- Websiteinhalte und Content-Delivery-Netzwerke,
- soziale Netzwerke,
- KI-Dienste,
- IT-Sicherheits- und Supportdienste.

Soweit personenbezogene Daten in ein Drittland übermittelt werden, stützt sich die Übermittlung – abhängig vom Anbieter und dem konkreten Vorgang – insbesondere auf:

- einen Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission,
- eine gültige Zertifizierung des jeweiligen Empfängers nach dem EU-US Data Privacy Framework, soweit anwendbar,
- Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission,
- zusätzliche technische und organisatorische Schutzmaßnahmen,
- eine ausdrückliche Einwilligung, soweit diese als Rechtsgrundlage geeignet ist, oder
- eine gesetzliche Ausnahme nach Art. 49 DSGVO.

Bei der Nutzung einer Angemessenheitsentscheidung oder Zertifizierung prüfen wir, soweit erforderlich, ob die gesetzlichen Voraussetzungen für die jeweilige Übermittlung vorliegen.

Auch bei bestehenden Garantien kann nicht vollständig ausgeschlossen werden, dass Behörden eines Drittlands nach dem dort geltenden Recht auf personenbezogene Daten zugreifen.

Weitere Informationen zu den bei einem konkreten Empfänger eingesetzten Garantien sowie gegebenenfalls eine Kopie oder Beschreibung der maßgeblichen Schutzmaßnahmen können Sie unter info@kvuk.de anfordern.

## 9. Kontaktaufnahme per E-Mail, Telefon oder persönlich

Wenn Sie uns per E-Mail, Telefon, persönlich oder auf sonstigem Weg kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten Daten.

Hierzu können insbesondere gehören:

- Name,
- Telefonnummer,
- E-Mail-Adresse,
- Anschrift,
- Anlass und Inhalt Ihrer Anfrage,
- Angaben zum Finanzierungswunsch,
- Angaben zum Immobilienvorhaben,
- Terminwünsche,
- beigefügte Dokumente,
- Kommunikations- und Metadaten.

Die Verarbeitung erfolgt zur:

- Bearbeitung und Beantwortung Ihrer Anfrage,
- Vorbereitung einer Finanzierungsberatung,
- Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen,
- Vereinbarung von Terminen,
- Dokumentation der Kommunikation,
- Betreuung bestehender Kunden- und Geschäftsbeziehungen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Ihre Anfrage auf eine Beratung, Vermittlung, einen Vertrag oder vorvertragliche Maßnahmen gerichtet ist.

In allen übrigen Fällen kann die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO erfolgen.

Unser berechtigtes Interesse besteht in der geordneten Bearbeitung eingehender Anfragen und der geschäftlichen Kommunikation.

Kommunikationsinhalte können in unser CRM-System, unsere E-Mail-Umgebung oder unsere Kunden- und Dokumentenablage übernommen werden, soweit dies für die weitere Bearbeitung erforderlich ist.

## 10. Kommunikation über WhatsApp Business

Wir bieten in bestimmten Fällen eine Kommunikation über WhatsApp Business an.

Anbieter für Nutzer im Europäischen Wirtschaftsraum ist insbesondere:

**WhatsApp Ireland Limited**
Irland

Die Nutzung von WhatsApp ist freiwillig.

Sie können uns stattdessen jederzeit insbesondere per E-Mail, telefonisch, postalisch oder persönlich kontaktieren.

Wir kontaktieren Sie über WhatsApp grundsätzlich nur, wenn Sie diesen Kommunikationsweg selbst genutzt oder uns dessen Verwendung gestattet haben.

Bei der Nutzung von WhatsApp können insbesondere verarbeitet werden:

- Mobilfunknummer,
- Profilname,
- gegebenenfalls Profilbild,
- Nachrichteninhalte,
- Bilder, Dokumente und andere Anhänge,
- Zeitpunkt und Status der Kommunikation,
- Geräte- und Verbindungsinformationen,
- IP-Adresse,
- Nutzungs- und Metadaten.

Wenn auf einem verwendeten Endgerät eine Kontaktsynchronisierung aktiviert ist, können außerdem Kontaktdaten aus dem Adressbuch durch WhatsApp verarbeitet werden.

Die Verarbeitung durch uns erfolgt insbesondere zur:

- Bearbeitung Ihrer Anfrage,
- Terminabstimmung,
- Übermittlung organisatorischer Informationen,
- Durchführung vorvertraglicher oder vertraglicher Kommunikation,
- Betreuung bestehender Kundenbeziehungen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Kommunikation der Anbahnung oder Durchführung einer Beratung oder Vermittlung dient.

Ergänzend kann Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO einschlägig sein. Unser berechtigtes Interesse besteht in einer schnellen und von vielen Kunden gewünschten Kommunikation.

WhatsApp verarbeitet bestimmte Daten in eigener Verantwortung und kann Daten innerhalb der Meta-Unternehmensgruppe sowie in Drittländern, insbesondere den Vereinigten Staaten, verarbeiten.

Relevante Nachrichten und Dokumente können in unsere Kundenakte, unser CRM-System oder unsere Dokumentenablage übernommen werden. Ihre weitere Speicherung richtet sich dann nach dem zugrunde liegenden Finanzierungs- oder Geschäftsvorgang.

Bitte übermitteln Sie über WhatsApp möglichst keine:

- Personalausweis- oder Reisepasskopien,
- Kontoauszüge,
- Gehaltsabrechnungen,
- Steuerunterlagen,
- SCHUFA-Unterlagen,
- Zugangsdaten oder
- sonstigen besonders schutzbedürftigen Dokumente.

Für solche Dokumente sollten die von uns oder vom jeweiligen Empfänger vorgesehenen sicheren Übermittlungswege genutzt werden.

## 11. Online-Meetings und Videoberatungen

Für Online-Meetings, Besprechungen und Videoberatungen können wir insbesondere folgende Dienste einsetzen:

- Microsoft Teams, ein Dienst von Microsoft,
- Zoom Workplace, ein Dienst von Zoom Communications, Inc.

Je nach Nutzung können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

- Name und E-Mail-Adresse,
- Profil- und Kontodaten,
- Bild- und Tondaten,
- Chatinhalte,
- geteilte Dokumente,
- Bildschirminhalte,
- Meetingtitel,
- Teilnehmerinformationen,
- Datum, Uhrzeit und Dauer,
- IP-Adresse,
- Geräte-, Browser- und Verbindungsdaten,
- technische Protokoll- und Diagnosedaten.

Die Verarbeitung erfolgt zur Durchführung von:

- Finanzierungsberatungen,
- Kundengesprächen,
- Besprechungen mit Geschäftspartnern,
- internen oder externen Abstimmungen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit das Meeting der Durchführung vorvertraglicher oder vertraglicher Maßnahmen dient.

Im Übrigen erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Unser berechtigtes Interesse liegt in einer ortsunabhängigen und effizienten Kommunikation.

Eine Aufzeichnung von Bild, Ton oder Bildschirm erfolgt nur, wenn wir Sie vorher hierüber informieren und hierfür eine erforderliche Rechtsgrundlage besteht.

Soweit eine Einwilligung erforderlich ist, wird die Aufzeichnung erst nach Erteilung dieser Einwilligung begonnen.

Microsoft und Zoom können Daten außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeiten.

Für Drittlandübermittlungen gelten die Hinweise in Abschnitt 8.

## 12. Finanzierungsberatung und Finanzierungsvermittlung

### 12.1 Unsere Tätigkeit

Im Rahmen unserer Tätigkeit beraten und unterstützen wir insbesondere bei:

- der Finanzierung eines Haus- oder Wohnungskaufs,
- Neubau- und Baufinanzierungen,
- Anschlussfinanzierungen,
- Umschuldungen und Umfinanzierungen,
- Forward-Darlehen,
- Modernisierungs- und Sanierungsfinanzierungen,
- KfW- und anderen Förderdarlehen,
- Landesförderprogrammen,
- Bausparlösungen,
- sonstigen Immobilien- und Darlehensfinanzierungen,
- soweit angeboten, Ratenkrediten oder gewerblichen Finanzierungen.

Wir ermitteln auf Basis der uns vorliegenden Angaben mögliche Finanzierungslösungen, vergleichen Angebote und unterstützen bei der Auswahl und Beantragung einer geeigneten Finanzierung.

Wir sind nicht selbst Darlehensgeber.

Die Kreditprüfung, Konditionsfestlegung und Kreditentscheidung erfolgt durch die jeweilige Bank, Bausparkasse oder den sonstigen Darlehensgeber.

### 12.2 Zwecke der Verarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten insbesondere, um:

- Ihre persönlichen und wirtschaftlichen Verhältnisse zu erfassen,
- Ihren Finanzierungsbedarf und Ihre Ziele zu verstehen,
- eine Haushalts- und Tragfähigkeitsberechnung vorzunehmen,
- Kaufpreis, Eigenkapital, Nebenkosten und gewünschte Rate zu berücksichtigen,
- geeignete Darlehensgeber und Finanzierungsprodukte zu ermitteln,
- Finanzierungsangebote einzuholen und zu vergleichen,
- Finanzierungsvorschläge zu erläutern,
- Voranfragen und Finanzierungsanträge zu erstellen,
- Unterlagen an Plattformen und Darlehensgeber zu übermitteln, soweit dies rechtlich zulässig ist,
- Rückfragen und Nachforderungen zu bearbeiten,
- den Vertragsabschluss zu begleiten,
- die Bearbeitung und Auszahlung zu unterstützen,
- Bestands- und Folgefinanzierungen vorzubereiten,
- gesetzliche Aufzeichnungs- und Dokumentationspflichten zu erfüllen,
- Beratungs- und Vermittlungsleistungen nachweisen zu können,
- Provisions- und Abrechnungsprozesse abzuwickeln.

### 12.3 Verarbeitete Daten

Hierbei können insbesondere verarbeitet werden:

- Stamm- und Kontaktdaten,
- Familien- und Haushaltsdaten,
- Beschäftigungs- und Einkommensdaten,
- Vermögens- und Verbindlichkeitsdaten,
- Bank- und Kontodaten,
- Bonitätsinformationen,
- erforderliche Identitäts- und Legitimationsdaten,
- Steuerunterlagen,
- Objekt- und Immobiliendaten,
- bestehende Darlehens- und Vertragsdaten,
- Finanzierungsparameter,
- Beratungs- und Kommunikationsdaten,
- Bearbeitungs- und Abschlussinformationen.

### 12.4 Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung erfolgt insbesondere auf Grundlage von:

- Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen und zur Erfüllung des Beratungs- und Vermittlungsverhältnisses,
- Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO zur Erfüllung gesetzlicher Aufzeichnungs-, Prüf-, Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten, soweit uns solche Pflichten treffen,
- Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO zur Qualitätssicherung, Prozessorganisation, Betreuung, Nachweisführung sowie zur Geltendmachung oder Abwehr rechtlicher Ansprüche, soweit die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen.

## 13. Objektbezogene Daten im Rahmen der Finanzierung

Wir vermitteln keine Immobilien.

Objekt- und Immobiliendaten verarbeiten wir, weil sie für die Prüfung und Vermittlung einer Immobilienfinanzierung regelmäßig erforderlich sind.

Die Daten werden insbesondere verarbeitet, um:

- den Finanzierungsbedarf zu bestimmen,
- Kaufpreis und Nebenkosten zu berücksichtigen,
- die Immobilie und deren Verwendungszweck einzuordnen,
- mögliche Sicherheiten zu bewerten,
- Unterlagenanforderungen der Darlehensgeber zu erfüllen,
- Fördermöglichkeiten zu prüfen,
- eine Objekt- oder Beleihungsbewertung durch den Darlehensgeber zu ermöglichen,
- den Finanzierungsantrag vollständig einzureichen,
- die Bestellung einer Grundschuld oder andere finanzierungsbezogene Schritte zu begleiten.

Hierfür können insbesondere verarbeitet werden:

- Exposés,
- Objektanschrift,
- Kaufpreis,
- Grundrisse,
- Lagepläne,
- Wohnflächenberechnungen,
- Baubeschreibungen,
- Grundbuchauszüge,
- Energieausweise,
- Modernisierungsunterlagen,
- Teilungserklärungen,
- Mietverträge,
- Kaufvertragsentwürfe und Kaufverträge,
- Fotografien des Objekts.

Soweit erforderlich, können objektbezogene Daten mit Banken, Plattformbetreibern, Gutachtern, Maklern, Notaren, Bauträgern oder anderen Beteiligten ausgetauscht werden.

Dies erfolgt nur, soweit es für das Finanzierungsvorhaben erforderlich, von Ihnen veranlasst oder gesetzlich zulässig ist.

## 14. Daten weiterer Personen

Eine Finanzierungsanfrage kann personenbezogene Daten weiterer Personen enthalten.

Hierzu können insbesondere gehören:

- Ehe- oder Lebenspartner,
- Mitantragsteller,
- Mitdarlehensnehmer,
- Bürgen,
- Eigentümer,
- Verkäufer,
- Bevollmächtigte,
- wirtschaftlich Berechtigte,
- unterhaltsberechtigte Personen.

Soweit diese Personen selbst an einer Finanzierung beteiligt sind und die Verarbeitung zur Anbahnung oder Durchführung eines Vertragsverhältnisses mit ihnen erforderlich ist, kann die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO erfolgen.

Bei sonstigen Beteiligten kann die Verarbeitung insbesondere auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, einer Einwilligung oder einer gesetzlichen Verpflichtung beruhen.

Soweit Sie uns personenbezogene Daten anderer Personen zur Verfügung stellen, bitten wir Sie sicherzustellen, dass Sie hierzu berechtigt sind.

Soweit erforderlich, werden die betroffenen Personen nach Maßgabe von Art. 14 DSGVO über die Verarbeitung informiert.

## 15. Identitätsprüfung und Legitimationsunterlagen

Im Rahmen eines Finanzierungsvorhabens kann es erforderlich sein, die Identität beteiligter Personen festzustellen oder gegenüber einem Darlehensgeber beziehungsweise einer Finanzierungsplattform nachzuweisen.

Hierbei können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

- Name,
- Geburtsdatum und Geburtsort,
- Staatsangehörigkeit,
- Anschrift,
- Art des Ausweisdokuments,
- Gültigkeitsdauer,
- ausstellende Behörde,
- soweit erforderlich Ausweis- oder Dokumentennummer,
- Angaben aus Aufenthaltstiteln,
- Angaben zu wirtschaftlich Berechtigten.

Die Verarbeitung erfolgt insbesondere zur:

- Feststellung und Überprüfung Ihrer Identität,
- Vorbereitung und Einreichung eines Finanzierungsvorgangs,
- Erfüllung zulässiger Anforderungen eines Darlehensgebers,
- Durchführung finanzierungsbezogener Prüfungen,
- Erfüllung eigener gesetzlicher Pflichten, soweit solche im konkreten Fall bestehen,
- Dokumentation einer ordnungsgemäßen Beratung und Vermittlung.

Rechtsgrundlage ist insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und, soweit uns eine konkrete gesetzliche Verpflichtung trifft, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

### 15.1 Ausweiskopien

Für Kopien von Personalausweisen und Reisepässen gelten besondere gesetzliche Anforderungen.

Eine Ausweiskopie wird daher nicht allein deshalb angefertigt oder gespeichert, weil ein Ausweisdokument im Rahmen eines Finanzierungsvorgangs benötigt wird.

Soweit wir selbst eine Kopie eines Personalausweises oder Reisepasses anfertigen oder für einen eigenen zulässigen Zweck verarbeiten, erfolgt dies nur unter Beachtung der hierfür geltenden gesetzlichen Voraussetzungen.

Insbesondere gilt:

- die Anfertigung einer Kopie erfolgt nur mit der gesetzlich erforderlichen Zustimmung beziehungsweise Einwilligung des Ausweisinhabers,
- eine Ablichtung muss eindeutig und dauerhaft als Kopie erkennbar sein,
- es werden nur die für den jeweiligen Zweck erforderlichen Angaben verarbeitet,
- nicht erforderliche Angaben können beziehungsweise sollen geschwärzt werden,
- eine Ausweiskopie wird nicht länger gespeichert, als dies für den zulässigen Zweck erforderlich ist.

Soweit ein rechtlich selbstständiger Darlehensgeber, eine Finanzierungsplattform oder ein Identifizierungsdienstleister für die eigene Identifizierung eine Kopie eines Personalausweises oder Reisepasses benötigt, ist die Kopie grundsätzlich durch den Ausweisinhaber selbst unmittelbar an den jeweiligen Empfänger oder über einen hierfür rechtlich zulässigen unmittelbaren Übermittlungsweg bereitzustellen.

Wir leiten Kopien von Personalausweisen oder Reisepässen nicht selbst an rechtlich selbstständige Dritte weiter, soweit eine solche Weitergabe nach den besonderen gesetzlichen Vorschriften des Personalausweis- oder Passrechts nicht zulässig ist.

Wir können die erforderliche Übermittlung organisatorisch vorbereiten, einen vorgesehenen Übermittlungsweg benennen oder bei der Nutzung einer hierfür vorgesehenen Plattform unterstützen.

Soweit eine besondere gesetzliche Vorschrift eine abweichende Verarbeitung oder Weitergabe ausdrücklich erlaubt, richtet sich die Verarbeitung nach dieser Vorschrift.

Banken, Plattformanbieter und externe Identifizierungsdienstleister können Identitätsprüfungen in eigener Verantwortung durchführen. Für diese Verarbeitung gelten ergänzend deren eigene Datenschutzhinweise.

## 16. Bonitätsprüfung und Auskunfteien

Im Rahmen einer Finanzierungsanfrage kann eine Prüfung Ihrer Bonität und Kreditwürdigkeit erforderlich sein.

Hierbei können insbesondere verarbeitet werden:

- Identitäts- und Kontaktdaten,
- bestehende Verbindlichkeiten,
- Zahlungsverhalten,
- Bonitätsmerkmale,
- Scorewerte,
- Kredit- und Vertragsinformationen,
- Angaben aus öffentlichen Verzeichnissen.

Bonitätsanfragen werden regelmäßig durch Banken, Bausparkassen, Finanzierungsgesellschaften oder Plattformanbieter durchgeführt.

Wir können:

- die zur Prüfung erforderlichen Daten an diese Stellen übermitteln,
- erforderliche Erklärungen oder Anfragen technisch weiterleiten,
- Bonitätsinformationen oder Prüfungsergebnisse erhalten,
- erhaltene Informationen für die Beratung und Vermittlung verwenden.

Als Auskunfteien kommen beispielsweise in Betracht:

- SCHUFA Holding AG,
- CRIF GmbH,
- Creditreform Boniversum GmbH,
- weitere vom jeweiligen Darlehensgeber eingesetzte Auskunfteien.

Auskunfteien und Darlehensgeber verarbeiten die Daten regelmäßig in eigener Verantwortung und informieren in eigenen Datenschutzhinweisen über ihre Verarbeitung.

Rechtsgrundlagen für unsere Verarbeitung können insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO sowie im Einzelfall weitere gesetzliche Vorschriften sein.

## 17. Zusammenarbeit mit der HYPOFACT AG

Wir arbeiten im Rahmen unserer Finanzierungs- und Vermittlungstätigkeit mit der HYPOFACT AG zusammen.

Die HYPOFACT AG unterstützt rechtlich selbstständige Finanzierungsvermittler insbesondere mit technischen, organisatorischen, vertrieblichen und vermittlungsbezogenen Leistungen und Systemen.

Je nach konkretem Vorgang können personenbezogene Daten insbesondere verarbeitet werden zur:

- technischen und organisatorischen Unterstützung,
- Bearbeitung und Dokumentation von Finanzierungsanfragen,
- Nutzung gemeinsamer Plattform- und Vermittlungsstrukturen,
- Anbindung von Darlehensgebern,
- Unterstützung bei Bearbeitungs- und Abwicklungsprozessen,
- Qualitätssicherung,
- Provisions- und Kooperationsabrechnung.

Die datenschutzrechtliche Rolle der HYPOFACT AG richtet sich nach dem konkreten Verarbeitungsvorgang.

Soweit die HYPOFACT AG personenbezogene Daten ausschließlich auf unsere dokumentierte Weisung verarbeitet, erfolgt dies nach Maßgabe von Art. 28 DSGVO.

Soweit die HYPOFACT AG Zwecke und wesentliche Mittel einer Verarbeitung selbst festlegt, verarbeitet sie die betreffenden Daten in eigener datenschutzrechtlicher Verantwortung.

Soweit im Einzelfall Zwecke und Mittel einer Verarbeitung gemeinsam festgelegt werden und die Voraussetzungen des Art. 26 DSGVO erfüllt sind, werden die Verantwortlichkeiten entsprechend den gesetzlichen Vorgaben geregelt.

Soweit die HYPOFACT AG personenbezogene Daten in eigener Verantwortung verarbeitet, gelten ergänzend deren Datenschutzhinweise.

## 18. CRM-System Bitrix24

Zur Verwaltung von Kunden-, Interessenten- und Vorgangsdaten nutzen wir eine über die HYPOFACT-Infrastruktur bereitgestellte Instanz des CRM-Systems Bitrix24.

Im CRM können insbesondere verarbeitet werden:

- Stamm- und Kontaktdaten,
- Kommunikationshistorien,
- Gesprächs- und Beratungsnotizen,
- Aufgaben und Wiedervorlagen,
- Termin- und Kalenderdaten,
- Bearbeitungsstände,
- Zuständigkeiten,
- Finanzierungs- und Objektbezug,
- Dokumente oder Dokumentenverknüpfungen,
- interne Bearbeitungsvermerke,
- Abschluss- und Statusinformationen.

Die Verarbeitung dient insbesondere der:

- Kundenbetreuung,
- Vorgangssteuerung,
- Dokumentation,
- Termin- und Aufgabenorganisation,
- Nachverfolgung von Anfragen,
- internen Zusammenarbeit,
- Vertretungsfähigkeit,
- Qualitätssicherung.

Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO.

Soweit Daten zur Erfüllung gesetzlicher Dokumentations- oder Aufbewahrungspflichten gespeichert werden, gilt ergänzend Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Die datenschutzrechtliche Rolle der an der technischen Bereitstellung beteiligten Unternehmen richtet sich nach der konkret erbrachten Leistung.

Soweit beteiligte technische Dienstleister das CRM beziehungsweise dessen Infrastruktur ausschließlich nach dokumentierter Weisung für uns bereitstellen oder betreiben, erfolgt die Verarbeitung nach Maßgabe von Art. 28 DSGVO.

## 19. Finanzierungs- und Vermittlungsplattformen

Zur Erfassung, Prüfung, Übermittlung und Bearbeitung von Finanzierungsanfragen nutzen wir verschiedene Finanzierungs- und Vermittlungsplattformen.

Hierzu können insbesondere gehören:

- Europace – bei Immobiliar-Verbraucherdarlehen und Bausparprodukten insbesondere betrieben durch die Hypoport Mortgage Market GmbH, bei Allgemein-Verbraucherdarlehen insbesondere durch die Europace Ratenkredit GmbH,
- Starpool Finanz GmbH,
- BAUFINEX GmbH,
- FORUM Direktfinanz GmbH & Co. KG,
- GENOPACE GmbH,
- PROCHECK24 GmbH,
- eHyp, ein Angebot der Prohyp GmbH beziehungsweise der Interhyp-Gruppe.

Über diese Plattformen können insbesondere verarbeitet werden:

- Stamm- und Kontaktdaten,
- Familien- und Haushaltsdaten,
- Einkommens- und Vermögensdaten,
- bestehende Verbindlichkeiten,
- erforderliche Identitäts- und Legitimationsdaten,
- Bonitätsinformationen,
- Objekt- und Immobiliendaten,
- Finanzierungsparameter,
- Dokumente und Nachweise,
- Bearbeitungs- und Vertragsstatus,
- Kommunikationsdaten.

Die Plattformen dienen insbesondere der:

- strukturierten Erfassung einer Finanzierungsanfrage,
- Prüfung von Produkt- und Finanzierungsmöglichkeiten,
- Weiterleitung an Banken und sonstige Darlehensgeber,
- Einholung und Darstellung von Angeboten,
- rechtlich zulässigen Übermittlung von Unterlagen,
- Kommunikation und Bearbeitung von Nachforderungen,
- Dokumentation des Vermittlungsprozesses.

Rechtsgrundlage ist insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Ergänzend können Art. 6 Abs. 1 lit. c und lit. f DSGVO einschlägig sein.

Nicht jede Plattform wird bei jedem Kunden oder jedem Finanzierungsvorhaben eingesetzt.

Die Auswahl hängt insbesondere ab von:

- der Art des Vorhabens,
- dem gewünschten Finanzierungsprodukt,
- den verfügbaren Darlehensgebern,
- den erforderlichen Bearbeitungswegen,
- der jeweiligen Plattformanbindung.

Plattformbetreiber und Darlehensgeber können personenbezogene Daten in eigener Verantwortung verarbeiten. Ergänzend gelten deren jeweilige Datenschutzhinweise.

Für die Übermittlung von Personalausweis- und Reisepasskopien gelten zusätzlich die besonderen Hinweise in Abschnitt 15.1.

## 20. Banken, Bausparkassen und sonstige Darlehensgeber

Zur Prüfung, Angebotserstellung und Vermittlung einer Finanzierung können personenbezogene Daten an Darlehensgeber übermittelt werden.

Hierzu gehören insbesondere:

- Banken,
- Sparkassen,
- Genossenschaftsbanken,
- Bausparkassen,
- Förderbanken,
- Finanzierungsgesellschaften,
- sonstige Kredit- und Darlehensgeber.

Die übermittelten Daten richten sich nach dem konkreten Finanzierungsvorhaben und können insbesondere umfassen:

- Identitäts- und Kontaktdaten,
- Familien- und Haushaltsdaten,
- Einkommens- und Vermögensdaten,
- Verbindlichkeiten,
- Bonitätsinformationen,
- Objektunterlagen,
- Finanzierungswünsche,
- erforderliche Legitimationsinformationen,
- Antrags- und Vertragsunterlagen.

Für Ausweiskopien gelten die besonderen gesetzlichen Anforderungen und die Hinweise in Abschnitt 15.1.

Die Darlehensgeber verarbeiten die Daten grundsätzlich in eigener Verantwortung.

Sie entscheiden eigenständig insbesondere:

- ob ein Darlehen angeboten wird,
- zu welchen Konditionen es angeboten wird,
- welche Unterlagen erforderlich sind,
- wie eine gesetzlich erforderliche Identifizierung durchgeführt wird,
- ob der Antrag angenommen oder abgelehnt wird.

Rechtsgrundlage für die Übermittlung durch uns ist insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Soweit uns eigene gesetzliche Verpflichtungen treffen, kann Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO hinzukommen.

## 21. Microsoft 365, Outlook, SharePoint, OneDrive und Teams

Zur geschäftlichen Kommunikation, Dokumentenbearbeitung, Datenspeicherung und Zusammenarbeit nutzen wir Dienste von Microsoft.

Hierzu gehören insbesondere:

- Microsoft Outlook und Exchange Online,
- Microsoft 365 Apps,
- Microsoft OneDrive,
- Microsoft SharePoint,
- Microsoft Teams.

Anbieter ist insbesondere:

**Microsoft Ireland Operations Limited**
Irland

In diesen Diensten können insbesondere verarbeitet werden:

- Namen und Kontaktdaten,
- E-Mail-Inhalte und Anhänge,
- Kalender- und Termindaten,
- Kunden- und Finanzierungsunterlagen,
- Objektunterlagen,
- Vertrags- und Beratungsunterlagen,
- interne Bearbeitungsvermerke,
- Benutzer- und Kontodaten,
- Geräte-, Nutzungs-, Protokoll- und Diagnosedaten.

Die Verarbeitung dient insbesondere der:

- geschäftlichen E-Mail-Kommunikation,
- Speicherung und Bearbeitung von Dokumenten,
- Führung und Bearbeitung von Kundenakten,
- internen Zusammenarbeit,
- Termin- und Kalenderorganisation,
- Durchführung von Online-Meetings,
- Sicherstellung der Arbeits- und Vertretungsfähigkeit.

Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO.

Soweit gesetzliche Dokumentations- oder Aufbewahrungspflichten erfüllt werden, gilt zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Microsoft kann Daten außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeiten.

Für Drittlandübermittlungen gelten die Hinweise in Abschnitt 8.

## 22. Google Drive

In einzelnen Fällen kann Google Drive für die Bereitstellung, Speicherung oder gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten verwendet werden.

Anbieter für Nutzer im Europäischen Wirtschaftsraum ist insbesondere:

**Google Ireland Limited**
Irland

Dabei können insbesondere verarbeitet werden:

- Kontaktdaten,
- Konto- und Benutzerinformationen,
- hochgeladene Dateien und Dokumente,
- Freigabe- und Zugriffsinformationen,
- Geräte- und Browserdaten,
- Nutzungs- und Protokolldaten,
- IP-Adresse.

Die Verarbeitung erfolgt zur Speicherung, Bereitstellung oder zum Austausch von Unterlagen.

Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO.

Die konkrete Verarbeitung durch Google richtet sich nach dem verwendeten geschäftlichen Konto, den gewählten Einstellungen und den für das Konto geltenden Vertrags- und Datenschutzbedingungen.

Google kann Daten außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeiten.

Für Drittlandübermittlungen gelten die Hinweise in Abschnitt 8.

## 23. Einsatz KI-gestützter Dienste

Zur Unterstützung bestimmter interner Arbeits-, Kommunikations- und Organisationsprozesse können wir generative KI- und Assistenzdienste einsetzen.

Hierzu können insbesondere von uns für den geschäftlichen Einsatz freigegebene Angebote folgender Anbieter gehören:

- ChatGPT von OpenAI,
- Google Gemini von Google,
- Claude von Anthropic.

Für die Verarbeitung kundenbezogener personenbezogener Daten werden ausschließlich von uns für den geschäftlichen Einsatz freigegebene Konten und Dienste verwendet.

Private oder ausschließlich für die persönliche Nutzung bestimmte KI-Konten werden nicht zur Verarbeitung kundenbezogener personenbezogener Daten eingesetzt.

KI-Dienste werden nur eingesetzt, soweit ihr Einsatz für den jeweiligen Zweck geeignet und datenschutzrechtlich zulässig ist.

### 23.1 Zwecke

KI-Dienste können insbesondere eingesetzt werden zur:

- Erstellung und Überarbeitung allgemeiner Textentwürfe,
- sprachlichen Verbesserung von E-Mails und Schreiben,
- Zusammenfassung und Strukturierung geeigneter Informationen,
- allgemeinen Rechercheunterstützung,
- Vorstrukturierung von Dokumenten,
- Unterstützung bei organisatorischen Aufgaben,
- Verbesserung interner Arbeitsabläufe.

KI-Systeme ersetzen keine fachliche Finanzierungsberatung oder Entscheidung durch unsere Mitarbeiter.

### 23.2 Datenminimierung und ausgeschlossene Daten

Bei der Nutzung von KI-Diensten gilt der Grundsatz, personenbezogene Daten nur in dem Umfang zu verarbeiten, der für die konkrete Aufgabe erforderlich ist.

Soweit möglich, werden Inhalte vor einer Verarbeitung anonymisiert oder pseudonymisiert.

Direkte Identifikatoren wie insbesondere:

- Name,
- vollständige Anschrift,
- private E-Mail-Adresse,
- Telefonnummer,
- Kundennummer

werden entfernt, wenn diese für die konkrete Aufgabe nicht erforderlich sind.

Bestimmte besonders schutzbedürftige Unterlagen und Daten werden grundsätzlich nicht vollständig oder ungeschwärzt in generative KI-Systeme eingegeben.

Dies betrifft insbesondere:

- Personalausweis- und Reisepasskopien,
- vollständige Kontoauszüge,
- vollständige SCHUFA-Unterlagen und vergleichbare Bonitätsauskünfte,
- vollständige Gehalts- und Lohnabrechnungen,
- vollständige Steuererklärungen und Steuerunterlagen,
- Zugangsdaten und Passwörter,
- Online-Banking-Daten,
- vollständige ungeschwärzte Kundenakten,
- vollständige ungeschwärzte Finanzierungsanträge,
- vollständige ungeschwärzte Grundbuchauszüge,
- vollständige ungeschwärzte Kauf- oder Darlehensverträge,
- Dokumente mit besonderen Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO.

Soweit eine KI-gestützte Bearbeitung eines Inhalts fachlich sinnvoll ist, wird nach Möglichkeit nur ein für die konkrete Aufgabe erforderlicher, anonymisierter oder pseudonymisierter Ausschnitt verwendet.

Besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO werden nicht in generative KI-Systeme eingegeben, es sei denn, der konkrete Ausnahmefall wurde vorab datenschutzrechtlich geprüft und eine einschlägige Ausnahme nach Art. 9 Abs. 2 DSGVO liegt vor.

### 23.3 Rechtsgrundlagen

Soweit bei einem von uns eingesetzten KI-Dienst personenbezogene Daten verarbeitet werden, erfolgt dies nur auf Grundlage einer einschlägigen Rechtsgrundlage.

Für interne unterstützende Tätigkeiten kann die Verarbeitung insbesondere auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO gestützt werden, soweit:

- ein legitimer Zweck besteht,
- die Verarbeitung hierfür erforderlich ist und
- nach einer Interessenabwägung keine überwiegenden Interessen, Grundrechte oder Grundfreiheiten der betroffenen Person entgegenstehen.

Unser berechtigtes Interesse kann insbesondere in der effizienten Unterstützung interner Arbeitsabläufe sowie der sprachlichen und strukturellen Aufbereitung geeigneter Informationen liegen.

Der Einsatz eines KI-Systems allein führt nicht dazu, dass eine Verarbeitung automatisch zur Durchführung eines Vertrags erforderlich ist.

Soweit für einen konkreten Verarbeitungsvorgang eine Einwilligung erforderlich ist, erfolgt die Verarbeitung erst nach einer entsprechenden Einwilligung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

### 23.4 Schutzmaßnahmen

Vor dem Einsatz eines KI-Dienstes für personenbezogene Daten berücksichtigen wir insbesondere:

- die datenschutzrechtliche Rolle des Anbieters,
- die verfügbaren vertraglichen Datenschutzregelungen,
- erforderliche Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung,
- die Verwendung eingegebener Daten für Training oder Verbesserung von Modellen,
- Speicher- und Löschmöglichkeiten,
- Zugriffs- und Berechtigungsmöglichkeiten,
- mögliche Unterauftragsverarbeiter,
- mögliche Übermittlungen in Drittländer,
- die hierfür vorgesehenen Garantien.

Für kundenbezogene Verarbeitungen werden nach Möglichkeit geschäftliche Angebote eingesetzt, bei denen eingegebene Unternehmensdaten nach den geltenden Vertrags- und Produkteinstellungen nicht standardmäßig für das Training allgemeiner KI-Modelle verwendet werden.

Personenbezogene Kundendaten dürfen nur in von uns für den geschäftlichen Einsatz freigegebenen KI-Diensten und nur im für die konkrete Aufgabe erforderlichen Umfang verarbeitet werden.

### 23.5 Verarbeitung durch die KI-Anbieter

Die technische Verarbeitung durch den jeweiligen Anbieter richtet sich insbesondere nach:

- dem konkret eingesetzten Dienst,
- der verwendeten Konto- und Vertragsart,
- den gewählten Datenschutz- und Sicherheitseinstellungen,
- den geltenden vertraglichen Regelungen.

Ein Anbieter kann zur Bereitstellung des Dienstes insbesondere:

- Eingaben,
- Ausgaben,
- Konto- und Benutzerdaten,
- Nutzungsdaten,
- Sicherheits- und Protokolldaten

verarbeiten.

Je nach Anbieter und technischer Ausgestaltung kann eine Verarbeitung außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums stattfinden.

Für entsprechende Drittlandübermittlungen gelten die Hinweise in Abschnitt 8.

### 23.6 Keine automatisierte Kredit- oder Finanzierungsentscheidung

Wir verwenden generative KI-Systeme nicht dazu, eigenständig über die Gewährung, Ablehnung oder Vermittlung einer Finanzierung zu entscheiden.

KI-Systeme werden von uns insbesondere nicht eingesetzt, um ohne fachliche Prüfung:

- die Kreditwürdigkeit eines Kunden verbindlich einzustufen,
- einen Kunden automatisch von einer Finanzierung auszuschließen,
- eine verbindliche Kreditentscheidung zu treffen,
- eine für den Kunden rechtlich oder ähnlich erheblich wirkende Entscheidung zu treffen.

Von einem KI-System erzeugte Inhalte, Bewertungen oder Vorschläge werden – soweit sie im Rahmen eines Kunden- oder Finanzierungsvorgangs verwendet werden – vor ihrer Verwendung fachlich durch einen Mitarbeiter geprüft.

Die Entscheidung über die Gewährung eines Darlehens und die endgültigen Darlehenskonditionen trifft ausschließlich der jeweilige Darlehensgeber in eigener Verantwortung.

## 24. Dokumenten- und PDF-Bearbeitung

Zur Erstellung, Bearbeitung, Konvertierung und Darstellung von Dokumenten nutzen wir insbesondere lokal installierte Anwendungen, beispielsweise:

- Adobe Acrobat,
- Adobe Acrobat Reader,
- PDF24 Creator,
- weitere lokal eingesetzte PDF- und Dokumentenprogramme.

Soweit Dokumente ausschließlich lokal auf unseren Endgeräten bearbeitet werden, erfolgt durch die lokale Bearbeitung grundsätzlich keine Übermittlung der Dokumenteninhalte an den jeweiligen Softwareanbieter.

Werden im Einzelfall cloudbasierte Funktionen oder Online-Dienste eines Anbieters genutzt, können hochgeladene Dokumente und technische Nutzungsdaten durch diesen Anbieter verarbeitet werden.

Die Dokumentenverarbeitung dient insbesondere der Bearbeitung von:

- Finanzierungsunterlagen,
- Objektunterlagen,
- Beratungsdokumentationen,
- Vertragsunterlagen,
- Legitimationsunterlagen,
- Geschäftskorrespondenz.

Rechtsgrundlagen sind – abhängig vom jeweiligen Vorgang – Art. 6 Abs. 1 lit. b, lit. c und lit. f DSGVO.

## 25. Papierunterlagen und Aktenvernichtung

Im Rahmen unserer Tätigkeit verarbeiten wir personenbezogene Daten auch in Papierform.

Hierzu können insbesondere gehören:

- Identitäts- und Legitimationsunterlagen,
- Finanzierungsunterlagen,
- Konto- und Einkommensnachweise,
- Objektunterlagen,
- Verträge,
- Beratungsdokumentationen,
- sonstige eingereichte Nachweise.

Die Verarbeitung erfolgt insbesondere zur:

- Durchführung der Finanzierungsberatung,
- Bearbeitung und Vermittlung der Finanzierung,
- Vertragsdurchführung,
- Dokumentation,
- Erfüllung gesetzlicher Pflichten.

Nicht mehr benötigte Papierunterlagen werden unter Beachtung gesetzlicher Aufbewahrungs- und Nachweispflichten datenschutzgerecht vernichtet.

Hierfür kann ein spezialisierter Dienstleister zur Akten- und Dokumentenvernichtung eingesetzt werden.

Soweit dieser personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeitet, erfolgt dies nach Maßgabe von Art. 28 DSGVO.

## 26. Post-, Versand- und Kurierdienstleister

Soweit Unterlagen postalisch oder durch einen Kurier versendet werden, übermitteln wir die hierfür erforderlichen Daten an den jeweiligen Versanddienstleister.

Hierzu gehören insbesondere:

- Name,
- Anschrift,
- gegebenenfalls zusätzliche Zustellinformationen,
- die zur Beförderung vorgesehenen Unterlagen.

Die Verarbeitung erfolgt zur Durchführung der von Ihnen gewünschten oder für die Bearbeitung erforderlichen Versendung.

Rechtsgrundlage ist insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO beziehungsweise, abhängig vom konkreten Vorgang, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

## 27. Geschäftspartner und deren Ansprechpartner

Wenn Sie für eine Bank, Bausparkasse, Finanzierungsplattform, ein Maklerunternehmen, Notariat, einen Bauträger, Dienstleister oder ein sonstiges Unternehmen tätig sind und mit uns in Kontakt stehen, verarbeiten wir insbesondere:

- Name,
- geschäftliche Kontaktdaten,
- Unternehmen,
- Funktion und Zuständigkeit,
- Kommunikationsinhalte,
- Vertrags- und Vorgangsdaten,
- Termin- und Abrechnungsinformationen.

Die Verarbeitung erfolgt zur:

- Anbahnung und Durchführung von Geschäftsbeziehungen,
- Bearbeitung gemeinsamer Finanzierungsvorgänge,
- Kommunikation und Abstimmung,
- Vertrags- und Leistungsabwicklung,
- Dokumentation,
- Wahrung rechtlicher und wirtschaftlicher Interessen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Sie selbst Vertragspartei sind oder die Verarbeitung vorvertragliche Maßnahmen mit Ihnen betrifft.

Bei Ansprechpartnern eines Unternehmens erfolgt die Verarbeitung regelmäßig auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Durchführung und Organisation der jeweiligen Geschäftsbeziehung.

## 28. Steuerberatung, Buchhaltung und Abrechnung

Zur Erfüllung handels-, steuer- und abrechnungsbezogener Verpflichtungen können personenbezogene Daten an Steuerberater, Buchhaltungs- oder Abrechnungsdienstleister übermittelt werden.

Hierzu können insbesondere gehören:

- Name und Kontaktdaten,
- Rechnungs- und Zahlungsdaten,
- Vertrags- und Provisionsdaten,
- Bankverbindungen,
- steuerlich relevante Unterlagen,
- Geschäftspartnerdaten.

Die Verarbeitung erfolgt insbesondere auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO sowie ergänzend, soweit einschlägig, Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO.

Steuerberater und vergleichbare Berufsgeheimnisträger können Daten im Rahmen ihrer gesetzlichen und berufsrechtlichen Verantwortung eigenständig verarbeiten.

## 29. IT-Administration, Geräteverwaltung und Support

Zur Verwaltung und Absicherung unserer IT-Systeme setzen wir interne und gegebenenfalls externe IT-, Sicherheits- und Supportdienste ein.

Dabei können insbesondere verarbeitet werden:

- Benutzer- und Kontodaten,
- Geräteinformationen,
- Betriebssystem- und Softwareinformationen,
- IP-Adressen,
- technische Protokoll- und Diagnosedaten,
- Sicherheits- und Updateinformationen,
- Supportanfragen,
- in Ausnahmefällen Bildschirminhalte oder auf einem Gerät sichtbare Daten.

Die Verarbeitung dient der:

- Verwaltung und Aktualisierung von Geräten,
- Installation von Sicherheitsupdates,
- Erkennung und Behebung technischer Störungen,
- Abwehr von Angriffen und Schadsoftware,
- Durchführung von Fernwartung,
- Verwaltung von Zugängen,
- Sicherstellung der Verfügbarkeit unserer Systeme.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Unser berechtigtes Interesse besteht in einem sicheren, funktionsfähigen und wirtschaftlich betriebenen IT-System.

Soweit ein externer Dienstleister im Rahmen von Support oder Fernwartung Zugriff auf personenbezogene Daten erhalten kann, wird dessen Zugriff auf den für den konkreten Supportfall erforderlichen Umfang beschränkt.

Soweit ein solcher Dienstleister personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeitet, gelten die Anforderungen des Art. 28 DSGVO.

## 30. Social-Media-Präsenzen

Wir unterhalten beziehungsweise nutzen Unternehmensprofile in sozialen Netzwerken, insbesondere bei Facebook und Instagram.

Anbieter ist insbesondere:

**Meta Platforms Ireland Limited**
Irland

Wenn Sie unsere Profile besuchen, verarbeitet Meta personenbezogene Daten nach Maßgabe der eigenen Datenschutzbestimmungen.

Dies kann insbesondere folgende Daten betreffen:

- IP-Adresse,
- Konto- und Profildaten,
- Geräte- und Browserdaten,
- Nutzungs- und Interaktionsdaten,
- Likes, Kommentare und geteilte Inhalte,
- Nachrichten,
- Interessen- und Werbeinformationen.

Meta kann Daten innerhalb seiner Unternehmensgruppe und in Drittländern, insbesondere den Vereinigten Staaten, verarbeiten.

### 30.1 Statistische Auswertungen

Meta kann uns zusammengefasste Informationen über die Nutzung unserer Profile bereitstellen, insbesondere sogenannte Seiten- oder Profil-Insights.

Bei der Erstellung bestimmter Insights können wir und Meta gemeinsam Verantwortliche im Sinne von Art. 26 DSGVO sein.

Rechtsgrundlage für unsere Verwendung der statistischen Informationen ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Unser berechtigtes Interesse besteht in der Auswertung und Verbesserung unserer Unternehmenskommunikation.

### 30.2 Nachrichten und Kommentare

Wenn Sie uns über ein soziales Netzwerk eine Nachricht senden oder einen Beitrag kommentieren, verarbeiten wir die übermittelten Daten zur Bearbeitung Ihres Anliegens.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit es um eine vorvertragliche oder vertragliche Kommunikation geht.

In allen übrigen Fällen kann die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO gestützt werden.

### 30.3 Links auf unserer Website

Soweit unsere Website lediglich auf ein Social-Media-Profil verlinkt, wird allein durch die Darstellung des Links grundsätzlich noch keine Verbindung zu Meta hergestellt.

Erst wenn Sie den Link anklicken oder einen nach Ihrer Einwilligung geladenen externen Inhalt nutzen, können Daten an Meta übermittelt werden.

## 31. Bewerbungen

Wenn Sie sich bei uns bewerben, verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten personenbezogenen Daten zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens.

Hierzu gehören insbesondere:

- Name und Kontaktdaten,
- Bewerbungsanschreiben,
- Lebenslauf,
- Zeugnisse,
- Qualifikationsnachweise,
- Beschäftigungs- und Ausbildungshistorie,
- Gesprächsnotizen,
- freiwillig mitgeteilte weitere Angaben.

Rechtsgrundlage ist insbesondere § 26 Abs. 1 BDSG.

Soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten betroffen sind, erfolgt die Verarbeitung nach Maßgabe von § 26 Abs. 3 BDSG und Art. 9 DSGVO.

Kommt kein Beschäftigungsverhältnis zustande, werden die Bewerbungsdaten grundsätzlich nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens gelöscht, sobald sie zur Abwehr möglicher Rechtsansprüche nicht mehr benötigt werden.

Dies erfolgt regelmäßig spätestens sechs Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens.

Eine längere Speicherung erfolgt nur, wenn:

- Sie ausdrücklich eingewilligt haben,
- gesetzliche Pflichten bestehen oder
- die Daten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen weiterhin erforderlich sind.

## 32. Speicherdauer und Löschung

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie sie für den jeweiligen Zweck erforderlich sind oder gesetzliche beziehungsweise vertragliche Aufbewahrungs- und Nachweispflichten bestehen.

Nach Wegfall des Verarbeitungszwecks werden Daten gelöscht, anonymisiert oder in ihrer Verarbeitung eingeschränkt, soweit keine gesetzlichen oder berechtigten Gründe für eine weitere Speicherung bestehen.

### 32.1 Kontaktanfragen und Interessenten

Daten aus allgemeinen Kontaktanfragen werden gespeichert, bis die Anfrage abschließend bearbeitet wurde.

Ist keine weitere Bearbeitung zu erwarten und bestehen keine Aufbewahrungs-, Nachweis- oder Rechtsverteidigungsinteressen, werden die Daten gelöscht.

Soweit eine Anfrage zu einer Beratung, Vermittlung oder einem möglichen Rechtsanspruch geführt hat, können erforderliche Informationen bis zum Ablauf einschlägiger Verjährungsfristen gespeichert werden.

Die regelmäßige zivilrechtliche Verjährungsfrist beträgt grundsätzlich drei Jahre und beginnt regelmäßig mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist und Kenntnis von den maßgeblichen Umständen bestand.

Im Einzelfall können längere Fristen gelten.

### 32.2 Nicht zustande gekommene Finanzierungen

Kommt eine Finanzierung nicht zustande, werden die gespeicherten Daten und Unterlagen auf ihre weitere Erforderlichkeit geprüft.

Besonders umfangreiche oder sensible Unterlagen, die nicht mehr erforderlich sind, werden gelöscht, soweit:

- keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht,
- keine weitere Bearbeitung gewünscht ist,
- kein erforderliches Nachweisinteresse besteht,
- die Unterlagen nicht zur Geltendmachung oder Abwehr von Rechtsansprüchen benötigt werden.

Ein reduzierter Datensatz über die Anfrage, den Beratungsverlauf und das Ergebnis kann gespeichert werden, soweit dies zur Erfüllung von Dokumentationspflichten oder zur Verteidigung gegen mögliche Ansprüche erforderlich ist.

### 32.3 Aufzeichnungen nach der Immobiliardarlehensvermittlungsverordnung

Soweit § 14 ImmVermV anwendbar ist, werden die dort vorgeschriebenen Aufzeichnungen und Unterlagen fünf Jahre aufbewahrt.

Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der letzte aufzeichnungspflichtige Vorgang für den jeweiligen Auftrag angefallen ist.

Weitergehende gesetzliche Aufbewahrungs- und Nachweispflichten bleiben unberührt.

### 32.4 Handels- und steuerrechtliche Unterlagen

Je nach Art des Dokuments können insbesondere folgende Fristen gelten:

- sechs Jahre für empfangene und abgesandte Handels- beziehungsweise Geschäftsbriefe,
- acht Jahre für Buchungsbelege,
- zehn Jahre für Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse und bestimmte weitere handels- oder steuerrechtliche Unterlagen.

Die jeweilige Frist beginnt grundsätzlich mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem das betreffende Dokument entstanden, empfangen, versandt oder festgestellt worden ist.

### 32.5 Beratungs-, Vermittlungs- und Vertragsunterlagen

Unterlagen aus abgeschlossenen Beratungs-, Vermittlungs- und Finanzierungsverhältnissen werden für die Dauer des Vorgangs und anschließend entsprechend:

- gesetzlicher Aufbewahrungspflichten,
- gewerberechtlicher Dokumentationspflichten,
- vertraglicher Nachweispflichten,
- einschlägiger Verjährungsfristen

gespeichert.

Eine längere Speicherung kann erforderlich sein, wenn Ansprüche noch geltend gemacht werden können oder ein Rechtsstreit besteht.

### 32.6 Identitätsdaten und Ausweiskopien

Identitäts- und Legitimationsdaten werden nur so lange gespeichert, wie dies:

- für den jeweiligen Finanzierungs- oder Identifikationszweck,
- zur Bearbeitung des Finanzierungsvorgangs,
- für erforderliche Nachweise oder
- aufgrund einer konkreten gesetzlichen Aufbewahrungspflicht

erforderlich ist.

Für Personalausweis- und Reisepasskopien gelten strengere Anforderungen.

Soweit eine Ausweiskopie ausnahmsweise rechtmäßig von uns verarbeitet wird, wird sie gelöscht oder datenschutzgerecht vernichtet, sobald der mit der Kopie verfolgte zulässige Zweck erreicht ist und keine besondere gesetzliche Vorschrift eine weitere Speicherung verlangt.

Eine pauschale Aufbewahrung von Ausweiskopien allein für mögliche spätere Zwecke erfolgt nicht.

Soweit Darlehensgeber oder andere eigenständig Verantwortliche eine eigene Ausweiskopie benötigen, richtet sich deren Speicherdauer nach der Verantwortung des jeweiligen Empfängers.

Für die Übermittlung von Ausweiskopien gelten ergänzend die besonderen Hinweise in Abschnitt 15.1.

### 32.7 E-Mail, CRM und Dokumentenspeicher

Die Speicherdauer von E-Mails, CRM-Daten und gespeicherten Dokumenten richtet sich nach dem zugrunde liegenden Vorgang.

Geschäftsrelevante Kommunikation kann insbesondere als Handels- oder Geschäftsbrief einer gesetzlichen Aufbewahrungspflicht unterliegen.

Nicht geschäftsrelevante oder nicht mehr erforderliche Inhalte werden gelöscht, sobald keine Gründe für eine weitere Speicherung bestehen.

### 32.8 KI-Dienste

Personenbezogene Informationen werden in KI-Diensten nur im Rahmen der in Abschnitt 23 beschriebenen Voraussetzungen verarbeitet.

Kundenspezifische Eingaben und Ausgaben werden in einem KI-Dienst nur so lange vorgehalten, wie dies für den jeweiligen zulässigen Zweck erforderlich ist.

Soweit technisch verfügbar und erforderlich, werden geeignete Speicher-, Lösch- und Aufbewahrungseinstellungen verwendet.

Werden Ergebnisse eines KI-Dienstes nach fachlicher Prüfung in unsere eigenen Systeme, beispielsweise ein CRM-System, eine Kundenakte, eine E-Mail oder eine Dokumentenablage, übernommen, richtet sich die weitere Speicherdauer nach dem zugrunde liegenden Finanzierungs-, Beratungs- oder Geschäftsvorgang.

Die Speicherdauer beim jeweiligen KI-Anbieter richtet sich ergänzend nach dem konkret eingesetzten geschäftlichen Dienst, der Konto- und Vertragsart sowie den vereinbarten Datenschutz- und Aufbewahrungsbedingungen.

### 32.9 Bewerbungen

Nicht erfolgreiche Bewerbungen werden grundsätzlich spätestens sechs Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens gelöscht, sofern keine Einwilligung oder ein anderer Rechtsgrund für eine längere Speicherung besteht.

### 32.10 Gesetzliche Sperrung

Soweit Daten aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungspflichten nicht gelöscht werden dürfen, werden sie für andere, mit der Aufbewahrung nicht vereinbare Zwecke gesperrt beziehungsweise in ihrer Verarbeitung eingeschränkt.

## 33. Ihre Rechte

Sie haben im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen folgende Rechte.

### 33.1 Recht auf Auskunft

**Art. 15 DSGVO**

Sie können Auskunft darüber verlangen, ob wir personenbezogene Daten über Sie verarbeiten.

Soweit dies der Fall ist, können Sie insbesondere Informationen verlangen über:

- die Verarbeitungszwecke,
- die Datenkategorien,
- die Empfänger beziehungsweise Empfängerkategorien,
- die vorgesehene Speicherdauer beziehungsweise die Kriterien für deren Festlegung,
- die Herkunft der Daten, soweit diese nicht bei Ihnen erhoben wurden,
- Ihre weiteren Datenschutzrechte,
- gegebenenfalls das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen.

### 33.2 Recht auf Berichtigung

**Art. 16 DSGVO**

Sie können die Berichtigung unrichtiger und die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten verlangen.

### 33.3 Recht auf Löschung

**Art. 17 DSGVO**

Sie können unter den gesetzlichen Voraussetzungen die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen.

Ein Löschungsanspruch kann insbesondere ausgeschlossen sein, wenn gesetzliche Aufbewahrungspflichten, überwiegende Rechtsgründe oder die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen einer Löschung entgegenstehen.

### 33.4 Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

**Art. 18 DSGVO**

Sie können unter den gesetzlichen Voraussetzungen verlangen, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten eingeschränkt wird.

### 33.5 Recht auf Datenübertragbarkeit

**Art. 20 DSGVO**

Soweit die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung oder einem Vertrag beruht und automatisiert erfolgt, können Sie verlangen, die von Ihnen bereitgestellten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten.

Soweit technisch möglich und gesetzlich vorgesehen, können Sie außerdem eine direkte Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen verlangen.

### 33.6 Recht auf Widerruf einer Einwilligung

**Art. 7 Abs. 3 DSGVO**

Sie können eine erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Durch den Widerruf wird die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Zeitpunkt des Widerrufs nicht berührt.

### 33.7 Widerspruchsrecht

**Art. 21 DSGVO**

Soweit wir personenbezogene Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung einzulegen.

Wir verarbeiten die betroffenen personenbezogenen Daten anschließend nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Werden personenbezogene Daten zum Zweck der Direktwerbung verarbeitet, können Sie dieser Verarbeitung jederzeit ohne Angabe besonderer Gründe widersprechen.

Nach Ihrem Widerspruch werden die betroffenen Daten nicht mehr für Direktwerbung verwendet.

### 33.8 Beschwerderecht

**Art. 77 DSGVO**

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.

Sie können sich insbesondere an die Aufsichtsbehörde:

- Ihres Aufenthaltsorts,
- Ihres Arbeitsplatzes oder
- des Orts des mutmaßlichen Datenschutzverstoßes

wenden.

Für Unternehmen mit Sitz in Schleswig-Holstein ist insbesondere folgende Aufsichtsbehörde zuständig:

**Landesbeauftragte für Datenschutz Schleswig-Holstein**
**Unabhängiges Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein (ULD)**
Holstenstraße 98
24103 Kiel
Deutschland

Telefon: 0431 988-1200
E-Mail: mail@datenschutzzentrum.de

### 33.9 Ausübung Ihrer Rechte

Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie sich an folgende Stelle wenden:

**Kleen-Voß & Kollegen GmbH & Co. KG**
Großflecken 20
24534 Neumünster

E-Mail: info@kvuk.de

Zur Vermeidung unberechtigter Auskünfte oder Veränderungen können wir bei begründeten Zweifeln an Ihrer Identität einen geeigneten Nachweis Ihrer Identität verlangen.

Dabei werden nur solche zusätzlichen Informationen verlangt, die zur Bestätigung Ihrer Identität erforderlich sind.

## 34. Pflicht zur Bereitstellung personenbezogener Daten

Im Rahmen einer Finanzierungsberatung oder Finanzierungsvermittlung ist die Bereitstellung bestimmter personenbezogener Daten erforderlich, um:

- Ihre Anfrage zu bearbeiten,
- Ihre wirtschaftliche Situation zu beurteilen,
- eine Haushaltsrechnung zu erstellen,
- geeignete Finanzierungsmöglichkeiten zu ermitteln,
- Angebote einzuholen,
- Finanzierungsanträge zu erstellen,
- erforderliche Identitäts- und Prüfanforderungen zu erfüllen,
- einen Beratungs- oder Vermittlungsvertrag anzubahnen oder durchzuführen.

Ohne die erforderlichen Daten können wir Ihre Anfrage gegebenenfalls nicht oder nicht vollständig bearbeiten.

Die Vermittlung oder der Abschluss einer Finanzierung kann dadurch unmöglich sein.

Freiwillige Angaben sind als solche erkennbar oder ergeben sich aus dem jeweiligen Zusammenhang.

## 35. Automatisierte Entscheidungsfindung und Profiling

Eine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in vergleichbarer Weise erheblich beeinträchtigt, findet durch die Kleen-Voß & Kollegen GmbH & Co. KG nicht statt.

Wir können softwaregestützte Berechnungen und Produktvergleiche verwenden, beispielsweise zur:

- Haushaltsberechnung,
- Ermittlung einer möglichen Darlehenshöhe,
- Gegenüberstellung von Konditionen,
- Prüfung von Finanzierungsparametern.

Diese Ergebnisse werden im Rahmen unserer Beratung fachlich eingeordnet und führen bei uns nicht automatisch zu einer verbindlichen Kreditentscheidung.

Generative KI-Systeme werden von uns ebenfalls nicht für eine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO eingesetzt.

Insbesondere werden KI-generierte Ergebnisse von uns nicht ungeprüft dazu verwendet:

- die Kreditwürdigkeit einer Person verbindlich zu beurteilen,
- eine Finanzierung abzulehnen,
- einen Kunden automatisch von bestimmten Finanzierungsmöglichkeiten auszuschließen,
- eine vergleichbar erhebliche Entscheidung über eine Person zu treffen.

Soweit KI-gestützte Werkzeuge in einem Kunden- oder Finanzierungsvorgang unterstützend eingesetzt werden, erfolgt vor einer Verwendung der Ergebnisse eine fachliche Prüfung durch einen Mitarbeiter.

Banken, Finanzierungsgesellschaften, Plattformanbieter oder Auskunfteien können in eigener Verantwortung automatisierte Prüf-, Scoring- oder Entscheidungsverfahren einsetzen, insbesondere zur:

- Bonitätsbewertung,
- Kreditwürdigkeitsprüfung,
- Betrugsprävention,
- Risikoeinstufung,
- Konditionsermittlung,
- Kreditentscheidung.

Über solche Verfahren informieren die jeweils verantwortlichen Anbieter in ihren eigenen Datenschutzhinweisen.

## 36. Sicherheit der Datenverarbeitung

Wir treffen unter Berücksichtigung:

- des Stands der Technik,
- der Art und des Umfangs der Verarbeitung,
- der Verarbeitungszwecke,
- der Eintrittswahrscheinlichkeit und Schwere bestehender Risiken

angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten.

Die Maßnahmen dienen insbesondere dem Schutz vor:

- unbefugtem Zugriff,
- Verlust,
- Zerstörung,
- Veränderung,
- unbefugter Offenlegung,
- sonstiger unrechtmäßiger Verarbeitung.

Soweit angemessen, umfassen unsere Schutzmaßnahmen insbesondere Zugriffs- und Berechtigungskonzepte, technische Sicherheitsmaßnahmen, Datensicherungen, Verschlüsselungsmaßnahmen sowie organisatorische Vorgaben zum Umgang mit personenbezogenen Daten.

Da sich technische Standards, Systeme und Risiken fortlaufend verändern, werden die Maßnahmen regelmäßig und anlassbezogen überprüft und weiterentwickelt.

Ein vollständig lückenloser Schutz bei der Übertragung oder Speicherung von Daten kann trotz angemessener Maßnahmen nicht garantiert werden.

## 37. Zweckänderungen

Sollten wir personenbezogene Daten zu einem anderen Zweck weiterverarbeiten wollen als demjenigen, für den sie ursprünglich erhoben wurden, prüfen wir vorab die rechtlichen Voraussetzungen.

Soweit gesetzlich erforderlich, informieren wir Sie vor einer solchen Zweckänderung insbesondere über:

- den neuen Verarbeitungszweck,
- die einschlägige Rechtsgrundlage,
- Empfänger oder Empfängerkategorien,
- die vorgesehene Speicherdauer beziehungsweise deren Kriterien,
- sonstige gesetzlich erforderliche Informationen.

## 38. Widerspruch gegen unverlangte Werbung

Der Nutzung der auf unserer Website oder im Impressum veröffentlichten Kontaktdaten zur Übersendung nicht ausdrücklich angeforderter Werbung oder Informationsmaterialien wird widersprochen.

Wir behalten uns rechtliche Schritte im Falle unverlangter Werbezusendungen, insbesondere Spam-E-Mails, vor.

## 39. Aktualität und Änderungen

Diese Datenschutzhinweise haben den Stand **20. August 2026** und die Versionsnummer **3.0**.

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzhinweise anzupassen, insbesondere wenn:

- sich gesetzliche oder behördliche Anforderungen ändern,
- neue Dienstleistungen oder Systeme eingeführt werden,
- bestehende Verarbeitungsvorgänge verändert werden,
- Anbieter oder Empfänger wechseln,
- technische oder organisatorische Abläufe der Finanzierungsberatung angepasst werden.

Es gilt die jeweils auf unserer Website veröffentlichte aktuelle Fassung.